Hur ska företag hantera kundfakturor som företaget självt upprättar?

Tidigare skrev jag ett blogginlägg som avhandlade frågan hur företag ska hantera räkenskapsinformation som mottagits utifrån, exempelvis en leverantörsfaktura eller ett kvitto i samband med ett inköp till företaget. Men vad gäller när företag själva upprättar sin räkenskapsinformation? Vanligtvis är det frågan om upprättade kundfakturor vid försäljning av varor och/eller tjänster. I vilket skick ska dessa kundfakturor bevaras? I det följande ska jag översiktligt redogöra för vad en företagare ska tänka på.   

Som bokföringsskyldig måste du givetvis beakta bestämmelserna som finns i Bokföringslagen (BFL). I denna lag finns det en bestämmelse som tydligt reglerar vad du som företagare ska tänka på. Enligt 7 kap. 1 § 2 st. andra meningen BFL ska räkenskapsinformation som du själv upprättar bevaras i det skick materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes. Frågan är då när anses räkenskapsinformationen egentligen sammanställd? I 7 kap. 1 § 2 st. BFL anses räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat sammanställd när den har fått den form i vilken den är avsedd att presenteras i företaget. Detta förutsätter naturligtvis att företaget redan har tagit ställning till i vilken form kundfakturorna ska presenteras[1]. Valet står normalt sett mellan elektronisk- eller pappersform. Idag använder de flesta bokföringsskyldiga någon form av datorbaserad bokföring, så kundfakturor blir därmed per automatik digitaliserade. Företag kan dock välja att kombinera dessa två former och därför är det viktigt att vara medveten om vilka regler som gäller.  

Företag som använder ett bokföringsprogram för att upprätta kundfakturor och som har valt att presentera dessa elektroniskt, ska spara fakturorna i elektronisk form.[2] De företag som har gått över till en digitaliserad bokföring gör det enkelt för sig. När en kundfaktura har upprättats behöver inga ytterligare åtgärder vidtas. Kravet är uppfyllt om kundfakturan finns sparad i det bokföringssystem som företaget använder och företaget enkelt kan ta fram fakturan.   

Andra regler gäller dock om företaget väljer att i sin bokföring presentera sina kundfakturor i pappersform, exempelvis en pärm. Företaget måste då vara extra noga med att samtliga pappersfakturor inte kommer bort. I dessa fall har det således inte någon betydelse om den förlorade fakturan även finns bevarad i elektronisk form. Har företaget valt att presentera sin bokföring i pappersform så ska samtliga kundfakturor kunna visas upp i pappersform.  

Vidare är det vanligt förekommande att företag som valt att presentera sin bokföring elektroniskt också skriver ut sina fakturor och genom postförsändelse fakturerar sina kunder. Hur ska företag hantera detta? Ska kundfakturan även sparas i pappersform eller är det tillräckligt att den finns bevarad elektroniskt? Svaret är nej. Kundfakturan behöver inte sparas i pappersform om företaget har valt att presentera sin bokföring elektroniskt. Det har ingen betydelse i vilken form kunden slutligen erhåller fakturan. Det avgörande är hur företaget har valt att presentera sin bokföring. Har företaget valt elektronisk form behöver företaget endast bevara den elektroniska kundfakturan.

Detsamma får sägas gälla i det något mer ovanliga omvända fallet när kundfakturor upprättas i pappersform och slutligen sänds till kunder i elektronisk form, exempelvis som en pdf-fil. Om företaget har valt att presentera sina kundfakturor i pappersform, så behöver den elektroniska fakturan inte sparas, se 7 kap. 1 § 2 st. andra meningen BFL.